This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning) on behalf of the Emergency Operations Centre.
La version française suit.
Dear members of the McGill community,
As we transition to more in-person learning activities, some members of our community remain concerned about safety at McGill. The Omicron variant has made us all more cautious, and the situation in Quebec is changing how we track the presence of the virus on campus. We will continue to adapt as the pandemic evolves, as we have in the past.
Those of you already on campus may have noticed new recycling bins for procedural masks. Starting on the 17th, procedural masks are now being recycled at McGill, thanks to the staff in Building Services and Procurement Services.
For administrative and support staff, academic staff and students who will be returning to campus soon, we wanted to review our key safety measures and how things went in the fall.
Safety measures to follow
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Wear your mask fully covering your mouth and nose at all times:
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Instructors must now wear their mask while teaching.
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Staff must now wear masks even if seated two metres or more apart.
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Change your mask every four hours or sooner if it becomes soiled or wet.
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If your mask is not fitting tightly, you can follow recommendations from the Center for Disease Control (CDC) for a better fit: wear a close-fitting cloth mask over your procedural mask or use the “knot and tuck” method on your procedural mask.
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Cloth face-coverings worn without a procedural mask underneath are NOT permitted.
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A few exceptions to mask-wearing are allowed.
If you have COVID symptoms or test positive, stay home
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Before coming to campus each day, all individuals are required to complete the self-evaluation form.
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If you have COVID symptoms or have tested positive you are required to stay home and self-isolate.
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Short-term accommodations are available if you need to miss work or school for COVID symptoms or a positive test. Students and staff can complete the form in the personal menu of Minerva. Specific guidance is available for instructors who have to miss classes.
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Call McGill’s Case Management Group at 514-398-3000 if you are self-isolating because of symptoms or a positive test AND have been on campus in the 48 hours before symptoms started. This is very important so that we can identify and limit potential transmission.
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When on campus, cough or sneeze into your elbow, away from other people.
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Follow guidelines for distancing.
Ventilation in classrooms
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Throughout the Summer and Fall semesters, ventilation in classrooms (and exam spaces) was optimized, and CO2 levels were measured in rooms without CO2 monitors already built in. CO2 levels are a good indicator of the air exchanges per hour and most mechanically ventilated classrooms have automatic CO2 detectors. Once levels reach 800 ppm, the detectors automatically increase the air exchange in the room.
Safety in the university setting
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Throughout the pandemic, universities in Quebec have been very safe, with very few people catching the virus through on-campus activities.
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The INSPQ publishes data for outbreaks in different sectors on their site. (An outbreak is defined as two or more cases in a setting in a certain time frame, indicating transmission of the virus.) In mid-December, for example, when Omicron cases were beginning to rise sharply and testing was widely available for people (so the data is reliable), outbreaks in Quebec universities made up 0.1% of the outbreaks in all settings across Quebec. This is based on public health data, not university data.
Preventing outbreaks in our community
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In the Fall semester, McGill’s Case Management Group did contact tracing for every case reported to them directly or that they received information on from Montreal Public Health where the person was on campus in the 48 hours before symptoms started.
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In the fall, there was no evidence that anyone caught the virus through contacts in a classroom, even though 85% of our teaching activities were in person.
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Even as Omicron was beginning its rise in mid-December, any possible transmission the Case Management Group investigated on campus could be traced back to people having close contact without masks.
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People have caught COVID through interactions off-campus, and then have come to the University while they were contagious, not knowing they were infected. But this fall, the contact tracing conducted revealed only a couple of instances of transmission on campus – which shows the measures have worked.
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This term, the information we will have to track the virus on campus will not be as complete as in the fall. The information in the Winter semester will come from calls to the Case Management Group, and requests for accommodations, without input from Montreal Public Health. The numbers will give us a sense of the trends, but not the absolute number of cases. There will be a mix of underreporting (people who do not report) and overreporting (people with COVID symptoms that may not be COVID, but who do not have access to tests).
Omicron has created new and unwelcome challenges that we have to face, but we will get through it. Before the end of the week, we will explain a bit more about the accommodations process, both short and long-term.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning
Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence (COU).
Chers membres de la communauté mcgilloise,
La reprise de l’apprentissage en présentiel inquiète certains d’entre vous. Devant le variant Omicron, nous avons tous redoublé de prudence; en outre, la situation au Québec nous amène à surveiller autrement la présence du virus sur nos campus. Bref, les choses évoluent et, comme toujours, nous nous adaptons.
Si vous êtes déjà sur le campus, vous avez sans doute remarqué la présence de bacs de recyclage pour les masques chirurgicaux. En effet, depuis le 17 janvier, les masques chirurgicaux sont recyclés à l’Université McGill grâce au personnel du Service des bâtiments et du Bureau du développement durable de McGill.
Pour le personnel administratif et de soutien, le corps enseignant et les étudiants qui s’apprêtent à revenir sur le campus, il nous semble opportun de rappeler nos principales mesures sanitaires et de revenir sur la session d’automne.
Mesures sanitaires à observer
- Vous devez porter le masque chirurgical en tout temps en vous assurant qu’il vous couvre bien la bouche et le nez.
- Les enseignants devront dorénavant donner leurs cours en portant le masque.
- Les employés devront dorénavant porter le masque même s’ils sont assis à au moins deux mètres les uns des autres.
- Vous devez changer de masque toutes les quatre heures, ou avant s’il est humide ou souillé.
- Votre masque doit être très bien ajusté. Vous pouvez améliorer l’ajustement en suivant ces recommandations des Centers for Disease Control (CDC) des États-Unis : portez un couvre-visage en tissu bien ajusté par-dessus le masque chirurgical, ou faites des nœuds dans les boucles latérales du masque chirurgical, puis retournez les côtés du masque vers l’intérieur.
- Le couvre-visage en tissu ne peut être porté que par-dessus le masque chirurgical; il est INTERDIT de le porter seul.
- Quelques exceptions s’appliquent.
Si vous avez des symptômes de COVID ou obtenez un résultat positif au test de dépistage, restez à la maison.
- Chacun d’entre nous doit remplir le formulaire d’autoévaluation tous les jours avant de venir sur le campus.
- Si vous avez des symptômes de COVID ou avez obtenu un résultat positif au test de dépistage, vous devez rester à la maison et vous isoler.
- Les étudiants et les employés qui doivent s’absenter pour l’une des raisons précitées peuvent demander des accommodements à court terme en remplissant le formulaire qu’ils trouveront dans le menu « Renseignements personnels » de Minerva. Les enseignants devant s’absenter sont priés de suivre les instructions qu’ils trouveront ici.
- Téléphonez au Groupe de gestion des cas de McGill, au 514 398-3000, si vous êtes en isolement en raison de symptômes de la COVID ou de la réception d’un résultat positif ET que vous vous êtes rendu sur le campus dans les 48 heures précédant l’apparition de ces symptômes. Cette mesure préventive est très importante pour la réduction de la transmission sur nos campus.
- Lorsque vous êtes sur le campus, toussez ou éternuez dans le pli du coude, en vous détournant des autres personnes présentes.
- Suivez les règles de distanciation.
Ventilation dans les classes
- Pendant les sessions d’été et d’automne, nous avons mesuré et optimisé la ventilation dans les salles de cours et d’examen, et évalué le taux de CO2 dans les salles dépourvues de lecteurs de CO2 intégrés. Ce taux est un bon indicateur des échanges d’air par heure dans une pièce. La plupart des salles où la ventilation est mécanique sont déjà dotées de détecteurs de CO2 qui, à un taux de 800 ppm, augmentent automatiquement les échanges d’air dans la pièce.
Les universités, des milieux sûrs
- Depuis le début de la pandémie, les universités du Québec sont des milieux très sûrs, la contagion dans le cadre d’activités universitaires ayant été rarissime.
- Sur son site Web, l’INSPQ publie des données sur les éclosions selon le type de milieu. (Une éclosion se définit par la survenue d’au moins deux cas dans un milieu et au cours d’une période donnés, ce qui indique qu’il y a eu transmission virale.) Or, à la mi-décembre, soit au début de la montée en flèche des cas d’Omicron et à un moment où les tests étaient facilement accessibles pour tous (d’où la fiabilité des données), les éclosions survenues dans les universités du Québec représentaient 0,1 % des éclosions signalées dans l’ensemble des milieux, partout au Québec. Ce sont là les données de la Santé publique, et non celles des universités.
Prévention des éclosions dans notre communauté
- Pendant la session d’automne, le Groupe de gestion des cas de l’Université procédait à une recherche de contacts pour chaque cas qui lui était signalé directement ou par la Santé publique de Montréal si la personne visée avait été présente sur le campus au cours des 48 heures ayant précédé l’apparition de ses symptômes.
- Rien n’indique qu’il y a eu transmission du virus dans nos salles de cours cet automne, et ce, même si 85 % des activités d’enseignement se déroulaient en présentiel.
- Même au début de la montée d’Omicron, à la mi-décembre, tous les cas éventuels de transmission sur le campus signalés au Groupe de gestion des cas étaient, a révélé l’enquête, imputables à des contacts rapprochés sans masque.
- Des membres de notre communauté ont attrapé la COVID ailleurs que sur nos campus, puis sont venus à l’Université sans savoir qu’ils étaient infectés. Cet automne, pourtant, la recherche de contacts a mis au jour quelques cas seulement de transmission sur nos campus, ce qui témoigne de l’efficacité de nos mesures sanitaires.
- L’information dont nous disposerons cet hiver pour surveiller l’activité virale sur nos campus sera moins précise que l’automne dernier. En effet, elle viendra des signalements au Groupe de gestion des cas et des demandes d’accommodement, mais non de la Santé publique de Montréal. Les chiffres seront indicateurs de la tendance, mais non du nombre absolu de cas. On omettra de nous signaler des cas réels de COVID, tout comme on nous signalera des cas qui, en fait, n’en seront pas (présence de symptômes évoquant la COVID, mais dont on ne peut confirmer la cause en raison du manque de tests).
Nous nous serions passés volontiers de ce variant Omicron qui vient nous mettre des bâtons dans les roues, mais nous allons nous en sortir. D’ici la fin de la semaine, nous reviendrons sur les modalités d’accommodement, tant à court qu’à long terme.
Cordiales salutations,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)
