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COVID related accommodations, fourth doses, and transition to in-person learning  / Accommodements, quatrième dose et transition vers le présentiel

Staff | 20 Jan 2022
EOC updates

This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning) on behalf of the Emergency Operations Centre.     

La version française suit.   

Dear members of the McGill community, 

Today we wanted to focus on accommodations for people with COVID (or COVID symptoms), or for people more vulnerable to developing severe disease after catching COVID. In this email: 

  1. Accommodations related to COVID 
  2. Fourth doses for immunocompromised people and other groups 
  3. Options for instructors in transitioning back to in-person teaching  

 

1. Accommodations related to COVID

COVID accommodations, which have been in place since the start of the pandemic, are a vital part of a safe return to campus. Accommodations are driven by the context: the learning or work environment determines the possibilities. For many disciplines, recording of lectures is extremely helpful to students. However, pressing “record” is not possible in many circumstances such as clinical learning, music performance or certain farm technology classes, for example. For employees, accommodations are also highly dependent on the nature of the work. For example, accommodating a groundskeeper may be different than making arrangements for an office worker.   

Our goals: 

  • Ensure that members of the McGill community who are sick with COVID-19 or have COVID-19 symptoms have short-term accommodations, so that they do not feel pressured to come to campus.  

  • Find solutions that are reasonable and feasible within the context of the learning environment, and that also do not compromise academic standards, in order to provide longer-term accommodations for students with disabilities* facing long-term challenges related to COVID 

  • Provide reasonable and feasible accommodations for staff members with disabilities* facing long-term challenges related to COVID.   

*Please note that students/staff with disabilities includes people who are immunocompromised and have certain chronic conditions.  

Accommodations for students 

  • If you need short-term or long-term accommodations related to COVID, please fill out the form in the Personal menu of Minerva.  

  • For short-term accommodations due to COVID symptoms or a positive test, no supporting documentation is required. If short-term accommodations cannot be arranged after discussion with the instructor, please reach out to your Faculty Student Affairs Office or the Office of the Dean of Students to assess the impact on your learning program and to determine if appropriate measures may be implemented.  

  • Long-term accommodation requests are similarly initiated through the online form, and the Office of the Dean of Students and the Office of Students with Disabilities will explore what reasonable measures may be put in place. Please note that medical documentation is likely required for long-term accommodations. 

  • We had a few process issues this week with long-term accommodations. Our apologies for any frustration this may have caused students with vulnerabilities. Please fill out the form in Minerva and we will get back to you as quickly as possible.  

Accommodations information for instructors 

  • If you are sick and cannot come to the University to teach in the short-term, please follow these guidelines. For longer-term accommodations, please contact Disability Management in Human Resources at disability.hr [at] mcgill.ca. You may also reach out to your Chair or Director as appropriate.   

Accommodations for staff  

  • If you are sick with COVID symptoms or have tested positive, please fill out the form in the Personal menu of Minerva. No documentation is normally required. 

  • For longer-term accommodations, please contact Disability Management in Human Resources at disability.hr [at] mcgill.ca. 

We know students would like consistent recording of lectures to make accommodations easier, whether through the lecture recording system that exists in classrooms, or perhaps through online synchronous participation. There is support for instructors who require assistance for that purpose, and instructors can reach out to their Associate Dean for help, or to Teaching and Learning Services, whether through a consultation or attending a drop-in session. We strongly encourage instructors to record their lectures whenever possible.   

2. Fourth doses for immunocompromised people and other groups 

Immunocompromised people, who often have poorer immune responses to vaccines, now have additional protection available to them, as they are among the groups who can now get a fourth dose of vaccine. These groups include:  

  • People who are immunocompromised,  

  • People receiving dialysis treatment or  

  • People who received two doses of AstraZeneca or Covishield AND one dose of an mRNA vaccine (Moderna or Pfizer) 

To book your fourth dose, please visit ClicSanté. Under “Select a service,” choose “COVID Vaccine – Additional dose.” Three months must have passed since your third dose before you can receive your fourth.  

3. Options for instructors in transitioning back to in-person teaching

In the fall, Senate approved a motion allowing instructors to teach up to 20% of their course remotely without authorization from their Chair or Director. Faculties set the precise proportion depending on their needs, so the threshold therefore varies across the university. In most Faculties, instructors can take advantage of this remote option to help transition back to in-person learning.  

We know that we have been putting out a lot of information lately and appreciate your continued engagement in our return to in-person learning.  

This weekend is great time to get your third vaccine dose, so please book your booster shot today.  

Sincerely,   

Fabrice Labeau   
Deputy Provost (Student Life and Learning)  

 

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Chers membres de la communauté mcgilloise,

Nous souhaitons vous parler aujourd’hui des accommodements offerts aux personnes qui sont atteintes de la COVID, ont des symptômes évocateurs de cette maladie ou risquent de voir leurs symptômes s’aggraver si elles attrapent la COVID. Le présent courriel porte sur les sujets suivants :

  1. Accommodements pour cause de COVID
  2. Accès à la quatrième dose pour les personnes immunodéprimées et d’autres groupes
  3. Transition vers le présentiel : options offertes au personnel enseignant

 

1. Accommodements pour cause de COVID

Offerts depuis le début de la pandémie, les accommodements sont essentiels au retour sécuritaire sur le campus. Les arrangements possibles sont fonction du contexte, à savoir du milieu d’apprentissage ou de travail. Si l’enregistrement des cours est fort utile pour les étudiants dans de nombreuses disciplines, c’est une solution impraticable dans d’autres : apprentissage clinique, prestation musicale, techniques agricoles, etc. Pour les employés, la nature du travail est déterminante. Ainsi, les besoins de l’employé de bureau sont différents de ceux du préposé à l’entretien des terrains.

Nos objectifs sont les suivants :

  • Offrir des accommodements à court terme aux membres de la communauté mcgilloise atteints de la COVID ou présentant des symptômes de cette infection afin qu’ils ne se sentent pas obligés de venir sur le campus.
  • Trouver des solutions raisonnables et praticables, qui ne nuisent en rien à la qualité de l’apprentissage, afin d’offrir des accommodements de longue durée aux étudiants en situation de handicap* pour qui la COVID pose des difficultés à long terme.
  • Offrir des accommodements raisonnables et praticables aux employés en situation de handicap* pour qui la COVID pose des difficultés à long terme.

* Personnes immunodéprimées ou atteintes de certaines maladies chroniques

 

Accommodements : information à l’intention des étudiants

  • Pour demander des accommodements à court ou à long terme en raison de la COVID, veuillez remplir le formulaire que vous trouverez dans le menu « Renseignements personnels » de Minerva.
  • Si vous demandez des accommodements à court terme en raison de symptômes de COVID ou d’un résultat positif, vous n’avez pas à fournir de pièce justificative. Si vous n’arrivez pas à vous entendre avec l’enseignant, adressez-vous au Bureau des affaires étudiantes de votre faculté ou au Bureau du doyen à la vie étudiante : après avoir évalué les répercussions sur votre programme, ces équipes verront s’il y a des solutions envisageables.
  • Les demandes d’accommodement à long terme doivent, elles aussi, être soumises au moyen du formulaire en ligne. Le Bureau du doyen à la vie étudiante et le Bureau de soutien aux étudiants en situation de handicap détermineront quelles mesures peuvent raisonnablement être envisagées. En pareil cas, une attestation médicale pourrait être exigée.
  • Le traitement des demandes d’accommodement à long terme a connu quelques ratés cette semaine. Nous nous excusons des désagréments que la situation a pu causer à des étudiants en situation de vulnérabilité. Veuillez remplir le formulaire dans Minerva, et nous communiquerons avec vous le plus rapidement possible.
  • Pour en savoir davantage sur les accommodements offerts aux étudiants, cliquez ici.

 

Accommodements : information à l’intention des enseignants

Les accommodements offerts aux étudiants sont régis par les principes ci-après.

  • Si vous êtes malade et ne pouvez donc pas venir enseigner à l’Université pour l’instant, suivez ces consignes. Si vous avez besoin d’accommodements à long terme, adressez-vous à l’unité Gestion de l’invalidité des Ressources humaines, à l’adresse disability.hr [at] mcgill.ca, et communiquez également avec votre directeur s’il y a lieu.

 

Accommodements : information à l’intention du personnel

  • Si vous avez des symptômes de COVID ou avez obtenu un résultat positif, veuillez remplir le formulaire que vous trouverez dans le menu « Renseignements personnels » de Minerva. En règle générale, aucune pièce justificative n’est requise.
  • Si vous avez besoin d’accommodements à long terme, adressez-vous à l’unité Gestion de l’invalidité des Ressources humaines, à disability.hr [at] mcgill.ca.

Pour simplifier la logistique des accommodements, les étudiants aimeraient avoir systématiquement accès à des cours enregistrés au moyen du système installé dans les classes, ou encore à la participation synchrone en ligne. Nous en sommes conscients, et c’est pourquoi nous offrons du soutien aux enseignants. Pour obtenir de l’aide, ils peuvent s’adresser à leur vice-doyen ou aux Services de soutien pédagogique en faisant une demande de consultation ou en assistant à l’une de nos séances d’information. Nous encourageons fortement les enseignants à enregistrer leurs cours dans toute la mesure du possible.

 

2. Accès à la quatrième dose pour les personnes immunodéprimées et d’autres groupes

Les personnes immunodéprimées, dont le système immunitaire réagit souvent moins bien à la vaccination, peuvent maintenant aller chercher une quatrième dose de vaccin afin d’être mieux protégées. Cette quatrième dose est offerte aux groupes suivants :

  • personnes immunodéprimées;
  • personnes recevant des traitements de dialyse; et
  • personnes ayant reçu deux doses du vaccin AstraZeneca ou Covishield ET une dose d’un vaccin à ARN messager (Moderna ou Pfizer).

Vous pouvez prendre rendez-vous pour cette quatrième dose sur le site Clic Santé. Sous « Sélectionnez un service », choisissez « Vaccin COVID – Dose additionnelle ». Le délai minimal entre l’administration de la troisième et de la quatrième dose est de trois mois.

 

3. Transition vers le présentiel : options offertes au personnel enseignant

À l’automne, le Sénat a approuvé une motion autorisant les enseignants à donner 20 % de leurs cours à distance sans devoir en référer à leur directeur. Comme il appartient aux facultés de fixer précisément ce pourcentage en fonction de leurs besoins, ce dernier varie selon le secteur de l’Université. La plupart des facultés permettent à leur personnel enseignant de se prévaloir de l’enseignement à distance pour faciliter le retour au présentiel.

 

Nous sommes conscients que nous vous avons transmis beaucoup d’information ces derniers jours et vous remercions de votre collaboration aux préparatifs du retour sur le campus.

Pourquoi ne pas profiter du week-end pour aller chercher votre troisième dose? Prenez rendez-vous dès maintenant!

 

Cordiales salutations,  

Fabrice Labeau  
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)

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