L’évaluation du degré d’achèvement du programme fait aussi office de registre central des modifications qui ont été autorisées par les conseillers et les facultés, notamment la substitution d’un cours à un autre ou l’octroi de crédits pour un cours suivi dans un autre établissement que McGill. Après avoir rempli un Transfer Credit Student Adjustment Form [.pdf] approuvé par le Bureau des affaires étudiantes de la faculté, les conseillers seront en mesure de voir la modification consignée dans le rapport d’évaluation de l’étudiant. Les étudiants de génie doivent remplir un formulaire spécial qu’ils peuvent se procurer au Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de génie.

Ce registre central est particulièrement utile aux conseillers pédagogiques dans les cas suivants :

• Lorsqu’ils rencontrent des étudiants qui suivent des cours dans plus d’une unité : les conseillers de chaque département peuvent savoir si leurs collègues ont apporté des modifications au dossier de l’étudiant;
• Lorsqu’ils sont appelés à jouer un nouveau rôle de conseiller au sein de leur département.
• lorsqu’ils transfèrent des dossiers à un collègue.
• Lorsqu’ils examinent le dossier d’un étudiant à l’approche de la remise des diplômes.